Conditions Générales d’Utilisation – Tutello Collecte

Dernière mise à jour : 7 décembre 2025

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (ci-après les « CGU ») encadrent l’accès et l’utilisation du service Tutello Collecte (ci-après le « Service »), édité par EVOSYNC (TUTELLO.FR), société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Mulhouse, dont le siège social est situé 2 rue des Sittelles, 68540 Bollwiller (ci-après la « Société »).
Le Service est accessible via le site et/ou l’application Tutello (ensemble le « Site »).

Tutello Collecte est un service distinct des offres Tutello Essentiel et Tutello Plus. Les présentes CGU ont vocation à régir spécifiquement le Service, sans préjudice des autres documents contractuels applicables (politique de confidentialité, charte cookies, notices de sécurité, etc.).

Toute création de compte, tout accès, tout téléchargement ou toute utilisation du Service vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU.

1. Définitions

Aux fins des présentes CGU, les termes ci-dessous, commençant par une majuscule, ont la signification suivante :

• Utilisateur de Tutello (tuteur, curateur, habilité familial, proche aidant) déposant un Dossier via Tutello en vue de sa transmission.
• Contrôleur : contrôleur de comptes de gestion ou société de contrôle, utilisateur autorisé du Service, destinataire des Dossiers.
• Compte Collecte : compte utilisateur créé sur Tutello Collecte et rattaché à une personne morale identifiée par un numéro SIREN.
• Dossier : ensemble des documents transmis via le Service (compte de gestion, pièces justificatives, annexes).
• Données : données à caractère personnel, et plus largement toute information traitée via le Service (y compris logs, métadonnées, horodatages).
• Horodatage : donnée électronique associant un Dossier à une date et une heure, permettant d’établir une preuve technique de dépôt et/ou de transmission.
• Options : fonctionnalités additionnelles éventuellement proposées ultérieurement, distinctes du périmètre gratuit défini à l’article 10.

2. Objet et périmètre du Service

2.1. Objet

Le Service permet la mise à disposition sécurisée de Dossiers à destination des Contrôleurs autorisés, afin de faciliter la transmission documentaire dans le cadre des mesures de protection des majeurs.

2.2. Nature du rôle de la Société

La Société intervient exclusivement en qualité d’opérateur technique de transmission. À ce titre, la Société :

• met à disposition une infrastructure de dépôt, de stockage, de consultation et de téléchargement ;
• réalise un contrôle formel d’habilitation des Contrôleurs (article 4) ;
• assure la traçabilité technique (logs, horodatage) et la sécurité du Service.

2.3. Exclusions explicites
Le Service n’est pas :

• une prestation d’expertise comptable ni une mission de certification ;
• un service de conseil juridique ou de représentation ;
• un service d’appréciation de la conformité des comptes et pièces au regard des exigences d’un greffe, d’un juge, d’une autorité ou d’un contrôleur.

La Société n’apprécie pas la validité, la pertinence, la complétude, ni la conformité juridique des Dossiers transmis.

3. Conditions d’accès – Éligibilité

3.1. Accès réservé

L’accès à Tutello Collecte est strictement réservé aux Contrôleurs (personnes physiques ou morales) inscrits sur une liste établie par le Procureur de la République, ou justifiant d’un statut équivalent au regard des usages applicables à leur activité, tel que vérifié dans le cadre du contrôle d’habilitation défini à l’article 4.

3.2. Rattachement obligatoire à une personne morale

Chaque Compte Collecte est rattaché à une structure (personne morale ou physique) identifiée par un numéro SIREN valide.
L’utilisateur qui crée un Compte Collecte déclare agir :

• soit en qualité de représentant légal,
• soit en qualité de préposé ou mandataire dûment habilité, pour le compte de ladite structure.

3.3. Périmètre des Dossiers reçus

Un Contrôleur peut recevoir plusieurs Dossiers, exclusivement issus de comptes Tutello et transmis via le Service.

3.4. Exactitude des informations

Le Contrôleur garantit l’exactitude et la mise à jour des informations fournies (identité, structure, SIREN, coordonnées, justificatifs). Toute fausse déclaration ou dissimulation entraîne suspension ou suppression (article 15).

4. Contrôle d’habilitation

4.1. Principe

Avant activation complète du Compte Collecte (ou à tout moment en cas de doute, contrôle périodique, signalement, changement de situation), la Société met en œuvre un double contrôle manuel comprenant notamment :

• la vérification d’un acte de nomination ; et/ou
• la vérification de tout justificatif complémentaire à la demande de la Société (ex. attestation, document de structure, éléments permettant d’établir l’habilitation).

4.2. Nature du contrôle

Ce contrôle est strictement formel et constitue une obligation de moyens : la Société vérifie la présence, la cohérence apparente et la lisibilité des justificatifs, sans certifier une habilitation au sens d’une autorité publique.

4.3. Effets

À défaut de justificatifs suffisants ou en cas d’incohérence, la Société peut :

• refuser l’activation,
• limiter l’accès,
• suspendre le Compte Collecte jusqu’à régularisation,
• ou supprimer le compte en cas de manquement grave ou fraude avérée.

5. Dossiers et catégories de données traitées

5.1. Nature des Dossiers

Les Dossiers peuvent contenir, notamment :

• données judiciaires (décisions, actes, pièces de procédure) ;
• données patrimoniales et financières (opérations, justificatifs, inventaires, dettes, placements) ;
• données sociales (prestations, charges, situation sociale) ;
• données de santé (le cas échéant, selon les annexes transmises).

Les coordonnées bancaires de type RIB ne sont pas destinées à être transmises via Tutello Collecte.

5.2. Caractère sensible

Certaines Données peuvent relever de catégories particulières (dites « sensibles ») au sens du RGPD. Le Contrôleur s’engage à mettre en œuvre un niveau de protection renforcé (article 12).

6. Mise à disposition – Téléchargement – Transfert à des tiers

6.1. Consultation et téléchargement

Le Contrôleur peut, selon les fonctionnalités disponibles :

• consulter un Dossier en ligne ;
• télécharger les documents individuellement ;
• télécharger un Dossier au format ZIP.

6.2. Transfert ultérieur à un tiers

Si le Contrôleur transfère ensuite les documents à un tiers (greffe, juge, autorité, organisme, prestataire postal, etc.), ce transfert relève de sa seule responsabilité (sécurité, base légale, confidentialité, conformité).

6.3. Responsabilité post-téléchargement

À compter du téléchargement (ou de toute exportation hors Service), la Société n’a plus la maîtrise technique du traitement effectué par le Contrôleur et ne saurait être responsable :

• de la conservation, perte, altération ou divulgation des documents par le Contrôleur,
• des modalités de transmission au tiers final,
• ni du respect des exigences du tiers final.

7. Preuve technique – Horodatage – Logs de dépôt

7.1. Traçabilité
Le Service met en œuvre des mécanismes de traçabilité comprenant :

• Horodatage du dépôt et/ou de la mise à disposition ;
• Logs (journaux) retraçant les actions principales (dépôt, accès, téléchargement, suppression, etc.), dans la limite des capacités et paramétrages du Service.

7.2. Valeur probatoire

Les éléments de traçabilité constituent une preuve technique de dépôt et d’opérations réalisées sur le Service.
Lorsque l’Horodatage ou certaines fonctions s’appuient sur un prestataire tiers, leur valeur probatoire dépendra du niveau de service effectivement utilisé (horodatage standard ou qualifié).

8. Conservation – Archivage – Suppression

8.1. Durée de conservation

Les Dossiers transmis via le Service sont conservés pendant une durée de cinq (5) ans à compter de leur dépôt, sauf suppression anticipée dans les cas prévus par les présentes CGU (ex. retrait pour erreur de destinataire) ou nécessité légale contraire.

8.2. Logs

Les logs de dépôt et de traçabilité sont conservés pendant une durée de cinq (5) ans.

8.3. Suppression / anonymisation
À l’expiration des durées applicables, les Données sont supprimées ou anonymisées, sauf si leur conservation est requise pour :

• la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice,
• le respect d’obligations légales ou réglementaires.

9. Erreur de destinataire – Retrait et suppression

9.1. Responsabilité de l’utilisateur déposant

En cas d’erreur dans l’identification du Contrôleur destinataire (ex. sélection erronée), la responsabilité est exclusivement imputable à l’utilisateur déposant.

9.2. Procédure de retrait

Dès qu’elle est informée d’une erreur de destinataire, la Société met en œuvre une procédure de retrait/suppression des documents dans les meilleurs délais, dans la limite :

• des contraintes techniques,
• des obligations de preuve,
• et des mesures nécessaires à la traçabilité de l’incident

10. Gratuité – Évolutions

10.1. Gratuité actuelle

À la date des présentes, Tutello Collecte est gratuit pour les Contrôleurs, incluant :

• réception des Dossiers,
• consultation,
• téléchargement (individuel et ZIP),
• historique,
• multi-dossiers.

10.2. Options futures

Des Options payantes pourront être proposées ultérieurement. Elles ne seront applicables qu’après :

• information préalable,
• mise à jour des CGU et/ou conditions tarifaires,
• et acceptation expresse, le cas échéant.

10.3. Évolutions techniques

La Société peut faire évoluer le Service (sécurité, UX, formats, optimisation, etc.) sans altérer substantiellement les fonctionnalités gratuites décrites à l’article 10.1, sauf nécessité de sécurité, conformité ou maintenance.

11. Obligations du Contrôleur – Sécurité – Confidentialité

11.1. Sécurité des identifiants

Le Contrôleur est responsable de la confidentialité de ses identifiants (mot de passe, second facteur le cas échéant) et s’engage à :

• ne pas les partager,
• utiliser des mots de passe robustes,
• notifier immédiatement toute suspicion d’accès non autorisé.

11.2. Confidentialité

Le Contrôleur s’engage à traiter les Dossiers comme strictement confidentiels et à limiter l’accès :

• aux seules personnes habilitées au sein de sa structure,
• selon le principe du moindre privilège.

11.3. Utilisation conforme

Il est interdit de :

• contourner les dispositifs de sécurité,
• extraire de manière massive des données par automatisation non autorisée,
• tenter d’accéder à des Dossiers non destinés au Contrôleur,
• utiliser le Service à des fins étrangères à sa mission.

12. Protection des données personnelles (RGPD)

12.1. Rôles et responsabilités

Dans le cadre du Service :

• l’utilisateur déposant demeure en principe responsable de traitement pour les Dossiers qu’il dépose ;
• la Société agit en principe en qualité de sous-traitant pour les traitements réalisés pour le compte de l’utilisateur déposant ;
• le Contrôleur est susceptible d’agir en qualité de responsable de traitement distinct pour les traitements qu’il réalise pour ses propres finalités après réception des Dossiers (ex. contrôle, archivage interne, transmission à une autorité).

12.2. Mesures de sécurité

La Société met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à protéger les Données (contrôle d’accès, cloisonnement logique, journalisation, sauvegardes, durcissement, etc.), adaptées au risque compte tenu de la nature potentiellement sensible des Dossiers.

12.3. Sous-traitants ultérieurs

La Société peut recourir à des sous-traitants (ex. hébergement, services techniques) soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité. La liste et les catégories de sous-traitants sont décrites dans la politique de confidentialité.

12.4. Exercice des droits

Les demandes relatives aux Données (accès, rectification, effacement, limitation, opposition) s’exercent conformément à la politique de confidentialité disponible sur le Site.

13. Disponibilité – Maintenance – Support

13.1. Disponibilité

La Société met en œuvre des efforts raisonnables pour assurer une disponibilité continue du Service, sans garantie d’absence d’interruption (maintenance, mises à jour, incidents, cybersécurité, force majeure, etc.).

13.2. Maintenance

La Société peut suspendre temporairement tout ou partie du Service pour maintenance corrective, évolutive ou de sécurité, en s’efforçant de limiter l’impact utilisateur.

13.3. Support

Le support est assuré par email : contact@tutello.fr (ou tout canal indiqué sur le Site). Le support est une assistance technique et fonctionnelle, excluant tout avis juridique sur les Dossiers.

14. Propriété intellectuelle

Le Service, le Site, leurs contenus, marques, logiciels, bases de données, interfaces et éléments graphiques sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle.
Aucune cession de droits n’est consentie. Le Contrôleur bénéficie d’un droit d’utilisation non exclusif, non transférable, strictement limité à l’usage du Service conformément aux CGU.

Toute reproduction, extraction substantielle, décompilation, ingénierie inverse ou réutilisation non autorisée est interdite, sauf disposition légale impérative.

15. Suspension – Résiliation – Fin de mission

15.1. Suspension / suppression

La Société peut suspendre ou supprimer un Compte Collecte, sans indemnité, en cas :

• de manquement aux CGU,
• de suspicion de fraude, compromission ou accès illégitime,
• d’atteinte à la sécurité du Service,
• d’absence de justificatifs d’habilitation.

15.2. Fin de mission / perte de qualité

En cas de fin de mission du Contrôleur, radiation, cessation d’activité, ou retrait de la liste de référence :

• la mise à disposition de nouveaux Dossiers est immédiatement coupée ;
• le Contrôleur dispose de 30 jours pour récupérer les Dossiers auxquels il avait accès ;
• à l’issue, le Compte Collecte et les données de compte associées sont supprimés, sans préjudice des durées de conservation définies à l’article 8 (notamment pour les besoins de preuve et de traçabilité).

16. Responsabilité – Limitation

16.1. Obligation de moyens

La responsabilité de la Société est limitée à une obligation de moyens portant sur :

• la sécurité globale et le fonctionnement technique du Service,
• le contrôle formel d’habilitation (article 4),
• la traçabilité technique (article 7).

16.2. Exclusions

La Société ne saurait être responsable :

• du contenu, de l’exactitude, de la licéité, de la complétude ou de la conformité des Dossiers ;
• des conséquences des décisions d’un greffe, juge, autorité ou organisme ;
• de tout dommage résultant d’un transfert effectué par le Contrôleur après téléchargement ;
• des indisponibilités imputables aux réseaux, FAI, équipements utilisateurs.

16.3. Plafond

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité totale de la Société, tous faits générateurs confondus, est limitée au montant total effectivement payé par le Contrôleur à la Société au titre d’éventuelles Options sur les douze (12) derniers mois.

16.4. Dommages indirect

Sont exclus les dommages indirects (perte d’exploitation, perte de chance, perte de données post-export, atteinte à l’image, etc.).

17. Force majeure

Aucune partie ne pourra être tenue responsable si l’inexécution résulte d’un événement de force majeure au sens du droit français (incluant notamment pannes majeures, cyberattaques, indisponibilités d’infrastructures essentielles, décisions administratives, etc.).

18. Modification des CGU

La Société peut modifier les CGU. La version applicable est celle publiée sur le Site à la date d’utilisation du Service, avec information des utilisateurs en cas de modification substantielle.

19. Droit applicable – Juridiction compétente

Les présentes CGU sont soumises au droit français.
Tout litige relatif à leur validité, interprétation ou exécution relève de la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Mulhouse, y compris en cas de pluralité de défendeurs, appel en garantie ou référé.

20. Mentions légales

Contact : contact@tutello.fr

Éditeur : Tutello.fr par EVOSYNC SAS – RCS Mulhouse – Siège : 2 rue des Sittelles, 68540 Bollwiller

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